PingChun0928的部落格

在商業分析的工作中，需求(Requirements)是非常關鍵的要素，因為企業的運作總是脫離不了需求，有市場需求、客戶需求、老闆需求及員工需求…各式各樣五花八門的需求，通通包含在內。正常來講，有需求就要處理，才能獲得提出方的滿足(圓滿解決的前提下)。可問題是:企業要解決需求，必須動用資源，偏偏企業的資源又是有限制的(所以絕大部分的公司行號都稱「XX有限公司」)。因此，如何找到對的需求，就成為商業分析最重要的工作之一。既然需求如此重要，那麼我們有必要針對需求做進一步的說明。

所謂的需求就是一種必須被需要與滿足的條件或能力，其中被需要與滿足指的是它可以為利害關係人、法規標準、合約規格等等文件化所記載的對象。另外，按照IIBA提出的BABOK對需求的種類，共分為以下4大類別:

1.      Business Requirements 商業需求

2.      Stakeholder Requirements 利害關係人需求

3.      Solution Requirements 解決方案需求

4.      Transition Requirements 暫時性需求

我們可以參考下圖:

依據圖示，我們可以清楚的看出這4類需求的關係，其中商業需求位於所有需求的頂端，可視為組織層級的需求；其次為利害關係人需求，代表各單位或個體的需求，這是屬於人方面的需求；再則是解決方案需求，則包含功能性需求(Functional Requirements)與非功能性需求(Non-functional Requirements)，這是屬於做事方面的需求；最後則是暫時性需求，我們看到圖下方的T0(現在)及T1(未來)的時間轉換，將舊有的需求轉變為新的需求之後，暫時性需求就功成身退，不再出現，以上就是這4類需求的簡單說明。今日介紹到此，下回待續...

作者 : 李柄均

日期 : 2016.10.16

PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, NPDP, CBAP

甲:「我們公司沒有設立商業分析師的職位，還不是照樣運作？」

乙:「商業分析師的工作內容，在公司的組織裡都有人在做啊？」

丙:「商業分析師真的可以幫公司賺更多錢嗎？」

丁:「我們公司有很多PM，撥一部分人去做商業分析也可以嗎？」

以上問題是 柄均 在企業推廣「商業分析」時，經常會被提問的熱門話題。近年來，由於產業技術的快速變遷，台商在競爭日益激烈的市場環境下，逐漸失去往日的優勢。再加上鄰近國家的快速崛起，這種情況更是雪上加霜，也因而導致企業的業績大幅衰退，員工的薪資也只能原地踏步了。面對此一局勢，台灣的企業主們，仍然不改其積極努力的本色，總是不斷想方設法替自己的事業，找出一條活路。可問題是今日的大環境與產業格局已不若往常，以前的成功經驗，不代表未來持續可行。企業主若是沒有這種危機意識，則公司辛苦建立的基業極有可能毀於一旦。畢竟商場如戰場，如果企業無法在市場上展現自身的價值，終將為市場所遺棄。

    正是熟捻商業分析的專業人員，能夠直接幫助企業競爭力的提升。因此，柄均對於上述問題的回應是這樣：

首先是:「我們公司沒有設立商業分析師的職位，還不是照樣運作？」及「商業分析師的工作內容，在公司的組織裡都有人在做啊？」

商業分析師對於絕大部分的公司都很陌生，可是商業分析的工作卻是其來有自，早就存在於我們的工作當中。只是這些工作多由部門主管、產品經理、專案經理或其他相關的人員兼著做，由於這些人並沒有接受過商業分析的專業訓練，往往造成一種現象。就是「八仙過海，各顯神通」，表現出來的結果更是天差地別。因此柄均建議:站在企業的角度而言，當然可以不必專設一個商業分析師的職位！但是如果要把商業分析的工作做好，對特定員工實施專業的商業分析培訓，絕對可以替企業省掉許多不必要的「學習成本」，我想聰明的老闆應該可以認同吧。畢竟專業的事就該交給專家來做才會有所成效的，當然若在企業主的身邊能有一個專責的商業分析師的職位甚至是部門，隨時提供老闆適切的建議，對於企業來說肯定是加分多多的。

其次是「商業分析師真的可以幫公司賺更多錢嗎？」

一位好的商業分析師會主動瞭解企業的運作、產業發展與競爭狀況，同時基於自身硬實力(專業知識)和軟技巧(溝通協調)地充分搭配，進行各種角色扮演和任務執行，以達成組織賦予的目標。而企業對於有限資源的運用，將因為需求的明確化(對的需求)，變得更有效率。相信對於解決問題與獲得機會的成功率必然會提高不少，相對公司的營收及利潤來說，肯定是貢獻良多。

最後是「我們公司有很多專案經理，撥一部分人去做商業分析也可以嗎？」

一般而言，台灣企業主對於專案經理並不陌生，可謂耳熟能詳。恰恰也反映出以代工為主的產業特性，這也是專案經理的強項:「把事情做對」。而商業分析師主要的任務卻是「作對的事情」，故商業分析師與專案經理各自的工作層次與專業內容，根本上是不同的。如果由專案經理直接去做商業分析的工作，極有可能會發生許多問題，例如:需求追蹤不完整、角色與職責的混淆及思考層級的限制等等。比較好的做法是遴選優秀的專案經理，進行商業分析師的培訓，使其具備必要的專業與技能，如此不僅能幫助企業的成長，更可以在企業內部建立員工職涯發展的管道。

話說遠古時期，黃帝大戰蚩尤，最終藉助風后所作的指南車，在大霧中辨明方向，才得以擊敗對手獲得勝利。商業分析師可以說是企業的指南車與領航員，若能加以引進，將代表著企業更有決心做好整體競爭力的提升、更順暢的運作與更合理的資源配置，以最有效的方式創造價值。在這個競爭激烈的市場，講究的是團隊協作，試想當我們的團隊中擁有專業的商業分析師，為大家指引方向航向藍海。相較於缺少商業分析成員而深陷商場迷霧的團隊，應該更具十足的勝算才是!

作者 : 李柄均

日期 : 2016.10.21

PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, NPDP, CBAP

每次談到客戶需求時，我的耳邊總會響起這首歌…

「你說我像雲捉摸不定

其實你不懂我的心

你說我像夢忽遠又忽近

其實你不懂我的心

你說我像謎總是看不清…」

這是在1987年由童安格所創作的流行歌曲，以現在的眼光來是有點年紀的老歌了。不過就需求的觀點來看，卻是歷久彌新，相當傳神呢!

傳統上對於需求的探索，往往就是直接找「客戶」訪談詢問，稍作記錄後就把需求確定下來了。這樣的結果往往就是不管「客戶」說什麼，都是他自己提出的需求(應該很有代表性吧)，可是情況果真是如此嗎?我們先從後續發展來觀察，經過客戶訪談後，當我們依據訪談「需求」，做出的成品交給「客戶」時，「客戶」經常會十分訝異，這不是他要的結果!接下來又是一連串的修正補救，搞得人仰馬翻…。以上場景身為上班族的你，應該一點都不陌生。當然，前文中的「客戶」一詞，可以置換為老闆、上司、同事等等。不論是哪一種角色，都是極有可能會發生的情況。那麼為何會發生這一種狀況呢?到底是自己有問題，還是對方有問題…。

在商業分析的工作中，找出對的需求，是主要的重點工作之一。在這個過程中，必須經歷以下三個階段，分別是需求收集階段、需求分析階段到需求確認階段。今天我們就先來說說需求收集階段應該注意的事項，前一段我們提到的狀況。其主要的問題點在於，需求收集過程沒有經過分析與確認，直接拿「客戶」的說法做為需求，如此的盲點是「客戶的需求」完全沒有經過分析只是照章執行，當然爭議多多。因此，當我們在需求收集階段面對「客戶」或其他角色(亦可統稱為利害關係人)時，我們必須注意以下三個原則:

1. 人只是需求的來源之一
2. 文件或物件也是需求的重要來源
3. 我們只是在收集「需求資訊」

如此一來，「客戶」的說法不再是唯一的參考依據，必須佐以其他的資料或物件，幫助我們的利害關係人提供更多的需求資訊。這樣的做法，將有助於找到正確需求的目標，避免與客戶之間的爭執，更能降低資源的浪費，提升企業整體競爭力。

作者 : 李柄均

日期 : 2016.10.19

PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, NPDP, CBAP

在前一篇文章介紹商業分析師必備的硬實力之後，接下來軟實力也是不可輕忽的。執行商業分析的任務時，必須隨時與企業各個部門的溝通協調，有時甚至必須和企業外部的利害關係人(例如:客戶或廠商)一起完成任務。在眾多跨部門與跨組織的合作當中，如何運用卓越的軟實力以達成任務，確實是商業分析師的一大挑戰。

而商業分析師的軟實力包含那些呢? 在加拿大國際商業分析學會(IIBA)所發表的BABOK(Business Analysis Body of Knowledge)中提到以下兩大類型的技巧:

1.      溝通技巧(Communication Skills)

2.      互動技巧(Interaction Skills)

首先是溝通技巧，由於商業分析的工作涵蓋企業內外各種問題或機會，因此良好的溝通技巧，是讓所有利害關係人從了解狀況開始，到最終達成共識，必須具備的主要技能。從如何說清楚，講明白的口語表達；以及用詞正確、簡潔易懂的文句書寫；再則透過視覺、聽覺及觸覺等形式的教導，讓所有利害關係人真正清楚大家面對何種狀況。

其次，在互動技巧方面，由於商業分析師必須和各方人士打交道，因此必須了解各種互動模式，以有效達成任務。從促進與協商(Facilitation and Negotiation)，以促成各方利害關係人們的協商，並幫助工作往前推進；適當地運用領導力與影響力(Leadership and Influencing)，以引導團隊解決問題與爭取商機；此外，透過團隊合作(Teamwork)的方法，各自發揮所長群策群力，最終得以達成任務目標。

商業分析的任務包羅萬象，不僅僅只是一種產品或一個專案，優秀的商業分析師除了必須具備硬實力與軟實力之外，必須持續關注產業現狀與趨勢，企業的運作狀況，並在學習各種技能後實際運用在工作上，如此方能在各項任務中熟練，圓滿達成企業交付的使命，創造企業與個人的價值。

作者 : 李柄均

日期 : 2016.10.13

PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, NPDP, CBAP

我們都知道專業人員在執行他們自身的業務時，必須具備硬實力(Hard skill)與軟實力(Soft skill)，方能順利達成任務。所謂的硬實力即是代表個人的專業能力，軟實力則是溝通、整合、協調等能力。由於商業分析師必須穿梭於企業中的各個單位，因此堅強的硬實力與軟實力絕對是不可或缺的。前一篇文章中柄均提到商業分析師(Business Analyst)對於企業的價值，那麼我們還要再來看看商業分析師需要具備那些硬實力，才能在企業的運作當中展現出其應有的價值。

依據加拿大國際商業分析學會(IIBA)所發表的BABOK(Business Analysis Body of Knowledge)中提到，BA的硬實力必須包含以下幾項能力:

1.      商業知識 (Business Knowledge)

2.      系統思考及問題解決(Analytical Thinking and Problem Solving)

3.      軟體應用 (Software Applications)

4.      商業分析技術

我們從以上四項主要能力可以觀察到，由於商業分析的工作必須涵蓋企業中大大小小的事務，因此與商業相關的專業知識，舉凡商業原理與實務、相關產業、企業組織與解決方案的知識，絕對是不可或缺的；其次，如何利用創意思維、系統思考、問題解決能力、決策力與學習力以有效的分析問題與找出商機，也是從事商業分析必要的能力之一；再則，文書處理、試算表與簡報軟體的熟練，加上專業需求管理工具或建模軟體的使用，都能提升分析品質與效率；最終，了解各種商業分析技術在不同任務的運用與熟練操作，更是做好商業分析工作的重點。

由上述的說明，我們可以理解要成為商業分析師必須持續且有效率地學習各項專業能力，否則面對企業各式各樣的問題，恐怕也力有未逮。不過，BABOK已經為大家提供一條做好商業分析的捷徑。透過BABOK的引導，我們得以找到做對事的架構，後續柄均將再為大家介紹BA的軟實力。

作者 : 李柄均

日期 : 2016.10.12

PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, NPDP, CBAP

澄清了有關商業分析(Business Analysis)的迷思之後，接下來我們要來看看在企業的運作當中，到底有哪些狀況會出現?眾所皆知企業為了維持經營，有許多問題需要解決；當然也有更多機會需要把握。而這些問題與機會是否值得動用企業的資源進行處理，就有賴各個企業的組織架構來運作了。

首先，我們先來看傳統的企業運作模式。當企業遭遇到某個問題時，通常由各部門提出，接下來高階管理層介入指示一番後，就此開始下去解決「這個問題」。等到發現方向有誤時，帶領的主管只能有兩個選擇:一是將錯就錯，硬著頭皮做完；二是即刻停止，重新尋找解決方案。前述不管哪一種做法，其實沒有人是贏家，輸掉的是客戶的不滿、企業資源的投入與員工士氣的打擊，這是一個三輸的局面。反觀機會也是如此，所謂商場如戰場，如果不能在對的時機、地點投入資源，又怎能期待有豐厚的回報呢。不過，話雖如此，此情此景，依然不斷出現在我們的工作周遭，如同倒帶般反覆的上演著…。如果企業的營運狀況良好，這些問題不一定會受到經營者的注意，或許就大事化小，小事化無了。但是隨著企業經營環境日益艱難，資源的有效運用攸關企業競爭力的大小，如果沒有改變現有的做法，企業的有限資源終將被這些無謂的浪費消磨殆盡。

商業分析師正是扮演解決問題與爭取機會的重要角色，因為在商業分析的工作當中，必須與利害關係人一起工作，找出潛藏在問題和機會背後的真正需求，並在充分了解企業的政策、組織架構及運作後，才提出適當的建議解決方案，最終達成企業目標。簡言之，當問題或機會出現時，商業分析師必須透過一定的處理架構(姑且稱為商業分析架構)及技術進行分析，找出需求後再提出解決方案，其間必須與利害關係人進行充分溝通並獲得共識。如此提出的解決方案不僅得以真正解決企業問題，亦能幫助企業找到真正屬於他們自己的機會。畢竟每一家企業的特性都不同，每一個問題點或機會點的狀況也不一樣 商業分析師除須確認問題或機會的切入點，更要了解所處企業的特質與運作，才能做出最好的解決方案的建議，亦須確保解決方案確實能有效達成預期目標(產生價值)。

企業因為商業分析的運作得以確保每一個問題或機會，都有專職人員(商業分析師)來「看頭看尾」以確保價值的產出。如此一來企業不僅得以妥善運用資源，更能發揮應有的價值，競爭力自然扶搖直上了。下一篇，柄均將為各位說明商業分析師的工作內容及特質，也謝謝各位讀者的閱讀。

作者 : 李柄均

日期 : 2016.10.09

專業證照 : PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, NPDP, CBAP

 商業分析(Business Analysis)對於國內企業應該是相當陌生的名詞，近年來不僅國外的研究機構持續推出相關的研究與認證，例如加拿大國際商業分析學會(IIBA)與美國專案管理學會(PMI)。國內外中大型企業也紛紛設立商業分析師的職務，以協助企業運作的更加順暢。而究竟商業分析有何特異功能?能引起各大企業的重視與投入，想必商業分析有其特別的功能與效用，才能獲得如此的關注。

既然商業分析對於企業頗有助益，而國內企業對於商業分析又如此陌生，因此柄均認為確有必要撰文來做一說明商業分析(Business Analysis)究竟有何效用?

首先，商業分析有2點迷思必須闡明:

1. 商業分析並不是全新的工作! 意思是商業分析早就存在於我們的日常生活與工作當中，只是重新賦予它新的做事觀念與方法。
2. 其次，商業分析不是財務會計的專利! 因為財會範疇僅是它眾多工作的其中之一，商業分析在企業中所包含的層面與視野是全面且宏觀的。

有了以上兩個觀念後，接下來我們就來看看究竟甚麼是商業分析，我們都知道企業要能夠在市場上存活，必須能對客戶產生價值。而在企業發揮價值的過程中，往往會出現許多問題和機會，商業分析就是找出價值的關鍵點。或許這種說法太過抽象，簡單的說商業分析就是依據企業的特性，找出企業得以提供的價值，並提出解決方案，以發揮最大效益的工作。

一般的台灣企業，只要看到問題，馬上發揮苦幹實幹的精神，往往就是袖子捲起來，一頭栽進去解決問題了…。這樣的衝勁，下場往往是見樹不見林，動用了資源卻不見成效，其主要原因就是沒能掌握真正的需求所致。而透過商業分析的方法，則是先找出問題背後的真正原因(需求)，才對症下藥，直到問題解決並發揮出應有的價值。如此方能確保資源有效利用又能真正滿足需求，因此商業分析師也有企業醫生的稱號。

隨著企業間的競爭日益激烈，誰能有效的利用資源來創造價值，將是企業能否存活的重要關鍵。當國際級的企業逐漸借重商業分析的方法來提升其競爭力的此刻，國內的企業理當加快腳步，從理解商業分析的方法與技術開始，再逐步導入與落實商業分析，才能在詭譎多變的商戰中立於不敗之地並贏得最後的勝利。後續柄均也將陸續為大家介紹商業分析(Business Analysis)的作法與實務應用。謝謝！

作者 :李柄均

日期 : 2016.10.08

專業證照 : PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, NPDP, CBAP